Tiga hari belajar bahwa perpustakaan tidak lagi cukup menjadi ruang penyimpanan buku. Ia harus punya alamat yang bisa ditemukan siapa saja.

Transformasi digital tidak hanya menyentuh cara orang bekerja, tetapi juga cara pengetahuan disimpan dan dibagikan. Kesadaran itulah yang menjadi titik awal pelatihan SLiMS selama tiga hari, yang dipandu oleh Dita dan didampingi oleh Wahid.

Pada sesi pertama, Dita selaku fasilitator kegiatan mengajak peserta melihat perubahan yang sedang terjadi. Menurutnya, perpustakaan hari ini dituntut tidak hanya menjadi ruang penyimpanan buku, melainkan juga ruang pengetahuan yang dapat diakses oleh siapa pun tanpa dibatasi jarak. Karena itu, digitalisasi bukan lagi pilihan, melainkan kebutuhan.

Hari Pertama: Instalasi dan Klasifikasi

Hari pertama dimulai dengan pengenalan SLiMS (Senayan Library Management System), instalasi aplikasi, konfigurasi dasar, hingga mengenal dashboard dan menu utama. Satu per satu peserta mulai memasang aplikasi di laptop masing-masing, dibantu oleh Mas Wahid yang sigap mendampingi ketika ada kendala teknis.

Di tengah proses instalasi, Jihan dari LBH Semarang mengangkat tangan dan bertanya, “Apakah aplikasi SLiMS ini harus ditautkan ke website lembaga?”

Dita mengangguk sambil menjelaskan bahwa aplikasi tersebut memang bisa digunakan secara lokal, tetapi aksesnya hanya terbatas pada perangkat atau jaringan yang sama.

“Kalau tidak ditautkan ke website, aplikasi ini hanya bisa diakses melalui IP Address yang sama. Jadi, SLiMS harus punya rumah agar bisa diakses lebih luas,” jelasnya.

Penjelasan itu membuat peserta mulai memahami bahwa membangun perpustakaan digital bukan sekadar menginstal aplikasi, melainkan juga menyiapkan ekosistem agar koleksi dapat diakses oleh publik.

Materi kemudian berlanjut pada pengenalan Electronic Dewey Decimal Classification (e-DDC). Jihan, Nay, Bima, Jeje, Bram, dan saya menyimak ketika Dita menjelaskan bahwa e-DDC merupakan alat bantu digital untuk menentukan klasifikasi buku berdasarkan subjek atau isi.

“Misalnya sebuah buku masuk kategori Matematika dengan nomor 510. Nomor itu dicari melalui e-DDC, lalu diinput ke dalam SLiMS ketika mendaftarkan buku baru. Jadi, e-DDC membantu menemukan nomor klasifikasi, sedangkan SLiMS menjadi tempat menyimpan seluruh data bibliografinya,” terang Dita.

Selepas makan siang, teori yang disampaikan pada sesi awal langsung dipraktikkan. Peserta diminta menginput data buku ke dalam SLiMS, mengubah jumlah eksemplar, menghapus data, hingga memasukkan nomor klasifikasi sesuai kategori e-DDC. Perlahan, menu-menu yang semula terasa asing mulai menjadi lebih akrab.

Menjelang sesi berakhir, Dita memberikan kejutan kecil. Esok hari, peserta tidak hanya belajar di ruang pelatihan.

“Besok kita akan main ke HuMa untuk melihat langsung bagaimana perpustakaannya dikelola,” ujarnya.

Hari Kedua: Warna sebagai Penanda, dan Kunjungan ke HuMa

Hari kedua dibuka dengan mengulas kembali materi sebelumnya. Setelah peserta mulai terbiasa menginput data bibliografi, Dita membagikan satu pengalaman sederhana yang ternyata sangat membantu dalam pengelolaan perpustakaan.

Di Perpustakaan HuMa, katanya, pencarian buku tidak hanya mengandalkan nomor panggil. Setiap kategori diberi penanda warna pada label buku. Misalnya, kategori Ilmu Sosial dengan subjek hukum menggunakan label berwarna biru.

“Kalau saya diminta mencari buku hukum, saya tinggal melihat label birunya, kemudian mencocokkan nomor panggil yang sebelumnya saya cari di SLiMS,” jelasnya.

Cara sederhana itu menunjukkan bahwa pengelolaan perpustakaan yang baik bukan hanya soal sistem digital, tetapi juga tentang bagaimana memudahkan orang menemukan pengetahuan.

Usai makan siang, rombongan berangkat menuju Perpustakaan HuMa. Dalam perjalanan dari Kalibata menuju Pasar Minggu, suasana santai mulai mencairkan kelelahan dua hari pelatihan.

“Jakarta ini sedikit sama ya seperti Semarang, macet dan panas. Bedanya, di sini KRL jadi transportasi utamanya,” celetuk Nay yang langsung mengundang tawa peserta lain.

Sesampainya di HuMa, rasa penasaran langsung terlihat. Nay dan Jihan memperhatikan setiap sudut perpustakaan.

“Layout perpustakaan HuMa kurang lebih sama seperti di LBH Semarang,” komentar mereka sambil berkeliling dari satu rak ke rak lainnya, mengamati cara koleksi disusun dan diberi label.

Diskusi berlangsung hangat hingga menjelang sore. Namun, suasana tiba-tiba berubah ketika Bu Uci datang dengan gaya komunikasinya yang khas.

“Teman-teman, keluar dulu ya dari ruang perpustakaan. Saya mau salat Ashar,” ujarnya.

Semua pun tertawa kecil sambil beranjak keluar ruangan. Momen sederhana itu menjadi penutup kunjungan sebelum rombongan kembali ke Kalibata.

Hari Ketiga: Menutup dengan Harapan

Hari ketiga menjadi puncak pelatihan. Peserta mulai mempraktikkan pengunggahan dokumen digital, melakukan simulasi penggunaan sistem secara utuh, hingga mempelajari cara melakukan pencadangan (backup) dan pemeliharaan sistem agar data perpustakaan tetap aman.

Di penghujung pelatihan, Dita kembali mengingatkan tujuan besar dari seluruh proses yang telah dijalani selama tiga hari.

“Lewat sistem bernama SLiMS, perpustakaan kita akan memiliki jangkauan yang lebih luas. Pengetahuan dan berbagai publikasi yang dihasilkan lembaga bisa lebih mudah diakses dan disebarluaskan.”

Kalimat itu menjadi penutup yang mengikat seluruh rangkaian pelatihan. Selama tiga hari, peserta tidak hanya belajar mengoperasikan sebuah aplikasi, tetapi juga memahami bahwa digitalisasi perpustakaan merupakan upaya memperluas akses terhadap pengetahuan. Di balik setiap data bibliografi yang diinput, setiap nomor klasifikasi yang ditentukan, hingga setiap dokumen yang diunggah, tersimpan harapan agar pengetahuan yang dimiliki lembaga dapat menjangkau lebih banyak orang.